Les 5 outils indispensables pour réussir une évaluation HAS
Depuis mars 2022, la réforme de l’évaluation des ESSMS a introduit un référentiel national unique et un manuel d’évaluation qui viennent renforcer les exigences en matière de qualité, de respect des droits fondamentaux, de bientraitance, de participation des personnes et de continuité des services.
Se préparer à une évaluation HAS ne consiste donc pas à réunir quelques documents à la dernière minute. C’est avant tout mettre en place, dans la durée, des outils solides qui garantissent la conformité, la traçabilité et l’implication de l’ensemble des acteurs : personnes accompagnées comme professionnels.
Nous vous proposons cinq outils clés qui permettent de structurer cette préparation et d’anticiper sereinement l’évaluation HAS.
1. Le projet d’établissement
Un document stratégique incontournable
Le projet d’établissement définit la vision globale de l’organisation : ses valeurs, ses principes d’accompagnement, ainsi que les moyens mobilisés, qu’ils soient humains, matériels ou financiers. Véritable feuille de route, il oriente les décisions quotidiennes et incarne la stratégie à long terme de la structure.
Le référentiel HAS précise qu’il doit être accessible et compris de tous : professionnels, personnes accompagnées et partenaires. La participation de ces derniers, ou au minimum l’expression de leurs attentes, est fortement encouragée. Le projet doit également être mis à jour régulièrement afin de rester pertinent face aux évolutions réglementaires ou sociales.
Comment le mettre en œuvre ?
- Organiser des temps de co-construction avec les équipes et, si possible, avec les personnes accompagnées.
- Traduire les orientations stratégiques en objectifs opérationnels.
- Intégrer le projet dans les supports d’accueil et de formation.
- Réaliser une révision tous les 3 à 5 ans, ou après un changement majeur.
2. Les projets d’accompagnement personnalisés (PAP)
Placer la personne au centre du dispositif
Chaque personne accompagnée doit disposer d’un projet individualisé, construit avec elle et, lorsque nécessaire, avec son entourage. Ce projet précise ses besoins, ses souhaits et son niveau d’autonomie. Il doit déboucher sur des objectifs concrets et mesurables, associés à des actions, des moyens et un suivi adapté.
La HAS insiste sur la place centrale de la personne : elle doit pouvoir exprimer ses attentes et être actrice de son accompagnement. Le projet doit évoluer régulièrement, en fonction de sa situation et de ses choix.
Comment le mettre en œuvre ?
- Recueillir systématiquement la parole de la personne sur ses souhaits et attentes (formalisation de la place de son entourage que la personne accompagnée souhaite lui donner)
- Former les équipes à la co-construction et à l’adaptation continue.
- Couvrir tous les aspects de la vie quotidienne : inclusion, participation sociale, autonomie, bien-être.
- Documenter les décisions et changements dans son dossier.
3. Le plan de prévention de la maltraitance
Articuler bientraitance et prévention des risques
Le plan de prévention de la maltraitance repose sur deux axes complémentaires du référentiel HAS :
- la bientraitance (objectif 3.1), qui encourage une posture éthique, respectueuse et bienveillante au quotidien ;
- la prévention des risques de maltraitance et de violence (objectif 3.11), qui vise à identifier, traiter et corriger les situations à risque.
Ensemble, ces deux dimensions participent à instaurer une culture institutionnelle de vigilance et de respect, où chaque professionnel devient acteur de la qualité et de la sécurité des accompagnements.
Comment le mettre en œuvre ?
- Définir une stratégie de bientraitance partagée par l’ensemble des équipes.
- Identifier les situations sensibles et les risques potentiels.
- Décrire clairement les modalités de signalement et de traitement des faits de maltraitance.
- Sensibiliser et former les professionnels à la détection, à la prévention et à la gestion de ces situations.
- Suivre les actions mises en œuvre à l’aide d’indicateurs pertinents et d’un retour d’expérience régulier.
4. Le plan de gestion de crise et de continuité d’activité
Anticiper l’imprévisible
Un établissement doit pouvoir assurer la continuité de l’accompagnement, même en situation exceptionnelle. Le plan de gestion de crise, appelé « plan bleu » dans les ESSMS et « plan blanc » dans les établissements de santé, formalise les procédures à suivre pour protéger les personnes et maintenir le service.
La HAS demande que ce plan soit actualisé régulièrement, connu de tous et testé en conditions réelles. Il doit permettre de faire face à des crises variées : épidémies, incendies, coupures d’électricité, pannes informatiques, incidents de sécurité, etc.
Comment le mettre en œuvre ?
- Identifier les risques les plus pertinents pour l’établissement.
- Définir des scénarios de réponse et hiérarchiser les priorités.
- Attribuer clairement les responsabilités.
- Prévoir des moyens de communication interne et externe.
- Organiser des exercices ou simulations pour vérifier l’efficacité du plan.
- Co-construire le PGCA avec les professionnels
5. Le plan d’action qualité
S’engager dans une amélioration continue
Le plan d’action qualité illustre la capacité d’un établissement à identifier ses points d’amélioration, à mettre en œuvre des actions correctives et à mesurer leur efficacité.
Pour la HAS, il s’agit d’un outil clé qui doit contenir des objectifs précis, des responsables identifiés, un échéancier et des indicateurs de suivi.
Comment le mettre en œuvre ?
- Actualiser régulièrement le plan.
- Impliquer les équipes dans sa construction et son suivi.
- Programmer des points de revue réguliers.
- Documenter les résultats obtenus.
- Utiliser des outils visuels pour faciliter la lecture et le suivi.
En résumé
Se préparer à une évaluation HAS ne se résume pas à répondre aux attentes d’un audit ponctuel. C’est une démarche globale qui repose sur des outils vivants, connus et partagés par l’ensemble des acteurs de l’établissement.
Projet d’établissement, projets personnalisés, plan de prévention de la maltraitance, plan de gestion de crise et plan d’action qualité : ces cinq piliers, lorsqu’ils sont formalisés, actualisés et intégrés dans les pratiques quotidiennes, permettent d’aborder l’évaluation HAS avec sérénité et de garantir une qualité d’accompagnement durable.